PC

11 Wspaniałych funkcji programu Outlook 2016, które warto znać

11 Wspaniałych funkcji programu Outlook 2016, które warto znać

Outlook, kocham go lub nienawidzę, jest standardowym klientem poczty e-mail i produktywności w świecie przedsiębiorstw. Duża część czasu każdego pracownika biurowego jest spędzana przed tym kwintesencją tego narzędzia. Jednak pomimo jego popularności i liczby godzin spędzonych na jego używaniu, niewiele osób wie o jego zaawansowanych funkcjach, a jeszcze mniej wykorzystuje go w pełni..

Dlatego dzisiaj przyjrzymy się niektórym wspaniałym funkcjom programu Outlook 2016. Zacznijmy:

1. Wyślij wiadomość e-mail z aliasów Outlook.com

Często musimy używać różnych adresów e-mail do różnych celów - na przykład możesz potrzebować osobistego [email protected] adres, adres do pracy imię[email protected], a może [email protected] których chcesz używać do zapisywania się do biuletynów i witryn marketingowych. Większość osób tworzy i zarządza innym kontem dla każdego adresu.

Zamiast tego możesz używać Outlooka do tworzenia i zarządzania różnymi plikami skróty. Posiadanie aliasu pozwala zarządzać różnymi adresami e-mail przy użyciu tego samego konta, a e-maile wysłane na dowolny z Twoich adresów pojawią się w tej samej skrzynce odbiorczej. Oto jak je skonfigurować:

Przejdź do aplikacji Outlook Web App i zaloguj się przy użyciu konta Office 365. Następnie przejdź do witryny konta Microsoft i kliknij „Twoje informacje”Na górnym pasku. Teraz kliknij „Zarządzaj sposobem logowania się do firmy Microsoft. Prawdopodobnie zostaniesz poproszony o podanie hasła.

Tutaj możesz dodawać aliasy i zarządzać nimi. Aby utworzyć nowy alias, kliknij „Dodaj e-mail„.

Teraz wprowadź adres e-mail, którego chcesz używać jako aliasu. Możesz utworzyć nowy lub użyć istniejącego adresu.

Zobaczysz teraz dodany alias i zdecydujesz się ustawić go jako swój podstawowy alias lub usuń go, jeśli już go nie potrzebujesz.

Teraz wszystkie e-maile wysłane na alias będą pojawiać się w Twojej podstawowej skrzynce odbiorczej. Aby wysłać wiadomość e-mail z nowo utworzonego adresu, po prostu kliknij Z podczas tworzenia wiadomości i wybierz żądany adres.

2. Zaplanuj spotkania

Outlook ułatwia planowanie spotkań z innymi osobami. Aby to zrobić, wystarczy przejść do kalendarza, kliknąć ikonę Dom i wybierz „Nowe spotkanie„.

Tutaj możesz określić uczestników, dzień, godzinę, przypomnienia i inne opcje spotkania.

Jeśli chcesz, aby było to spotkanie cykliczne, kliknij Nawrót przycisk w Opcje sekcja u góry, gdzie zobaczysz różne opcje regularnego planowania.

Gdy odbiorca zaakceptuje zaproszenie, otrzymasz potwierdzenie na to samo.

 Otrzymasz również powiadomienie, kiedy nadejdzie pora spotkania.

3. Automatyczne odpowiedzi

Jeśli wybierasz się w podróż służbową lub na wakacje, możesz skonfigurować program Outlook tak, aby wysyłał automatyczne odpowiedzi na każdą otrzymaną wiadomość e-mail. Aby włączyć tę funkcję, przejdź do „Plik”I kliknij„Odpowiedzi automatyczne„.

Tutaj możesz określić zakres dat i wiadomość automatycznej odpowiedzi.

Jeśli chcesz mieć bardziej szczegółową kontrolę nad regułami, możesz kliknąć przycisk „Zasady„przycisk w lewym dolnym rogu.

4. Używaj Dysku Google jako magazynu w chmurze w programie Outlook

Jeśli używasz Dysku Google jako dostawcy pamięci w chmurze, możesz zintegrować go z MS Office (w tym Outlookiem), aby otwierać dokumenty bezpośrednio z Dysku i zapisywać na nim bez opuszczania programów pakietu Office.

Po prostu pobierz wtyczkę Dysku Google dla Office, zainstaluj wtyczkę, a następnym razem, gdy otworzysz Outlooka, będziesz mógł załączaj pliki bezpośrednio z Dysku za pomocą dedykowanego przycisku.

Możesz też zapisuj wszystkie załączniki, które otrzymujesz bezpośrednio na Dysku.

Uwaga: Wtyczka do Dysku Google dla pakietu Office działa tylko w systemie Windows. Pakiet Office dla komputerów Mac nie jest obecnie obsługiwany.

5. Odbierz potwierdzenia dostarczenia i przeczytania

Jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia o dostarczeniu i / lub przeczytaniu wiadomości e-mail, możesz poprosić o dostarczenie i potwierdzenie przeczytania. Aby to włączyć, kliknij Opcje podczas tworzenia wiadomości i zaznacz następujące pola wyboru:

Możesz też Włącz śledzenie każdej wiadomości wysyłasz. Aby to zrobić, przejdź do  Plik > Opcje > Poczta. Przewiń w dół do Śledzenie sekcji i zaznacz Potwierdzenie dostarczenia potwierdzające wiadomość dotarło na serwer pocztowy odbiorcy lub Przeczytaj potwierdzenie potwierdzające, że odbiorca przeczytał wiadomość pola wyboru.

Pamiętaj, że odbiorca wiadomości może odmówić wysłania potwierdzenia przeczytania. Ponadto program pocztowy adresata może nie obsługiwać potwierdzeń odczytu.

6. Dodaj przyciski głosowania do wiadomości e-mail

Jeśli chcesz uzyskać zgodę swojego zespołu na jakiś temat, możesz utworzyć ankietę w programie Outlook. Podczas tworzenia nowej wiadomości przejdź do Opcje i kliknij „Użyj przycisków do głosowania„.

Możesz użyć szablon Przyciski Tak / Nie lub utwórz własne, klikając Zwyczaj, gdzie możesz również wybrać opcje, takie jak ważność, potwierdzenia odczytu / dostarczenia i czas wygaśnięcia.

7. Opóźnij lub zaplanuj wysyłanie wiadomości e-mail

Czasami może być konieczne opóźnienie wysłania wiadomości. Na przykład może zbliżać się godzina zamknięcia, a chcesz, aby Twoja wiadomość została dostarczona następnego ranka w godzinach pracy. Aby to zrobić, możesz zaplanować swoją wiadomość. Oto jak:

Pisząc wiadomość e-mail, przejdź do Opcje i kliknij „Opóźniona dostawa„.

W wyświetlonym oknie dialogowym pod Opcje dostawy, Zaznacz "Nie dostarczaj wcześniej”I wprowadź datę i godzinę.

Teraz zamknij okno dialogowe i naciśnij Wysłać. Twój e-mail zostanie wysłany o określonej godzinie.

Uwaga: Ta funkcja działa bezproblemowo na koncie Microsoft Exchange. Jeśli korzystasz z konta POP3 lub IMAP, program Outlook musi pozostać otwarty do momentu wysłania wiadomości.

8. Zarządzanie pocztą i kalendarzem innej osoby

Podczas pracy z zespołem konieczna jest koordynacja i wspólna praca nad niektórymi typowymi zadaniami. W tym celu możesz zachować oddzielny folder dla takich zadań i udostępnić go członkom swojego zespołu. Oto jak to zrobić w programie Outlook 2016.

Przejdź do Plik patka. Kliknij "Ustawienia konta”I wybierz„Delegate Access ”.

W otwartym oknie dialogowym kliknij „Dodaj”, Wybierz użytkownika, któremu chcesz przyznać uprawnienia, i kliknij dobrze.

W wyświetlonym oknie dialogowym możesz wybrać różne uprawnienia, które możesz nadać temu użytkownikowi.

Gdy skończysz, drugi użytkownik zostanie powiadomiony o nowych przyznanych mu uprawnieniach. To tylko podstawy funkcji udostępniania. Bardziej obszerny przegląd i instrukcje można znaleźć w oficjalnej dokumentacji.

9. Użyj reguł do zarządzania wiadomościami e-mail

Reguła to akcja, która działa automatycznie na przychodzące lub wychodzące wiadomości e-mail. Na przykład możesz chcieć przenieść wszystkie wiadomości od swojego przełożonego do innego folderu, przenieść wszystkie wiadomości z działu marketingu do folderu „Pilne” lub usunąć wszystkie wiadomości z tematem „Kup teraz”. Zamiast wykonywać te zadania w kółko, możesz Skonfiguruj reguły, aby zautomatyzować im. Możesz wybierać spośród różnych szablonów reguł lub zacząć od pustej reguły.

10. Przyspiesz powtarzalne zadania dzięki szybkim krokom

Często zdarzają się zadania, które trzeba wykonać kilka razy dziennie. Być może regularnie przesyłasz wiadomości e-mail do swojego przełożonego lub chcesz przenosić niektóre wiadomości e-mail do określonego folderu. Oczywiście możesz użyć Reguł, aby zautomatyzować proces, ale spowoduje to zastosowanie reguł do wszystkich wiadomości e-mail spełniających kryteria, podczas gdy możesz chcieć zastosować je tylko do niektórych wiadomości e-mail. Dlatego potrzebne jest bardziej ręczne podejście i właśnie tam Szybkie kroki Wejdź.

Przejdź do Dom w programie Outlook. Zobaczysz, co następuje sekcja Quick Steps:

Jak widać, istnieje kilka wstępnie skonfigurowanych szybkich kroków do użycia. Na przykład, wybierz wiadomość e-mail w skrzynce odbiorczej i kliknij Do managera w sekcji Szybkie kroki. Zobaczysz coś takiego:

Tutaj możesz skonfigurować omawiany szybki krok - zmień nazwę, dodaj adresy e-mail, na które chcesz przekierować, lub dodaj jeszcze więcej akcji do przycisku, klikając Opcje w lewym dolnym rogu.

Na powyższym zrzucie ekranu dodałem adres e-mail mojego menedżera, dodałem akcję za pomocą Dodaj akcję poinstruował program Outlook, aby przenieść wiadomość do folderu „Przekazane do menedżera”, dodał klawisz skrótu i ​​zmodyfikował tekst podpowiedzi.

Możesz zmodyfikować istniejące szybkie kroki, tak jak w powyższym przykładzie, lub dodać własne, klikając Tworzyć nowe przycisk w Szybkie kroki pasek narzędzi:

11. Skróty klawiaturowe i inne różne wskazówki

Outlook oferuje wiele innych mniejszych, ale przydatnych funkcji, takich jak motywy, przekształcanie wiadomości e-mail w spotkania i ulubione przez każdego zaawansowanego użytkownika: Skróty klawiszowe. Na przykład możesz nacisnąć Ctrl + W, aby napisać nową wiadomość e-mail, Ctrl + E, aby wyszukać i nie tylko. Aby poznać różne skróty klawiaturowe programu Outlook, zapoznaj się z oficjalnym e-bookiem Outlook 2016 Tips & Tricks firmy Microsoft.

ZOBACZ RÓWNIEŻ: 12 najlepszych narzędzi Gmaila poprawiających jakość poczty e-mail

Podobnie jak te fajne funkcje i sztuczki programu Outlook 2016?

Mamy nadzieję, że poznałeś niektóre zaawansowane funkcje programu Outlook 2016. Równie przydatne, jak pełne wykorzystanie potencjału klienta poczty e-mail, są inne rzeczy, o których należy pamiętać podczas korzystania z poczty e-mail, więc koniecznie zapoznaj się z naszym artykułem na temat podstawowej etykiety e-mailowej, której każdy powinien przestrzegać. W stale połączonym cyfrowym świecie prywatność jest ważniejsza niż kiedykolwiek, dlatego zapoznaj się z naszym artykułem na temat szyfrowania wiadomości e-mail.

Jeśli masz więcej porad i wskazówek dotyczących Outlooka do dodania lub uważasz, że przegapiliśmy istotną funkcję, daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.

Kilka interesujących historii z 8 lat podróży na Facebooku
Wszystkiego najlepszego z okazji urodzin Facebook, poważnie, co za przejażdżka ! 8 lat w sieci, druga najczęściej odwiedzana witryna na świecie, pona...
10 najczęściej obserwowanych stron marki Google Plus
Strony marki Google plus zostały uruchomione 7 listopada tego roku i zostały dobrze przyjęte przez różne organizacje i witryny internetowe, a powodem ...
Pakiety hostingowe gratis z hostingu w Wielkiej Brytanii o wartości 240 $
Minęło sporo czasu, odkąd ostatnio organizowaliśmy jakieś prezenty na naszym blogu i bardzo nam to przeszkadza. Więc dzisiaj zakończmy czekanie zarówn...